Обязанности | Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности ректора. 3.2. Принимает поступающую на рассмотрение ректора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в отдел делопроизводства или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. 3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись ректора. 3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы ректора. 3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых ректору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. 3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. 3.8. По поручению ректора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. 3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых ректором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений ректора, взятых на контроль. 3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. 3.12. Обеспечивает рабочее место ректора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. 3.13. Печатает по указанию ректора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. 3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 3.16. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. 3.17. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. 3.18. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). 3.19. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. 3.20. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 3.21. Организует внедрение систем ведения документации. 3.22. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. 3.23. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. 3.24. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. 3.25. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. |